Persondatapolitik for grundejerforeningen Konge-Åsen.
Grundlag: Persondataforordning af 25. maj 2018.
Hvem omhandler denne procedure. Alle som af den ene eller anden årsag har kontakt til grundejerforeningen Konge-Åsen.
Personoplysninger og brug heraf. Formanden indsamler oplysninger om Navn, adresse og evt. e-mail til foreningens medlemskartotek. Oplysningerne omfatter en lejer, hvis boligen er lejet ud. Disse opbevares på en adgangskodet webmail konto Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. Ingen CPR. nr. indgår noget sted, da foreningen ikke skal bruge denne oplysning til noget. Hvis formanden ikke kontaktes ang. ovennævnte oplysninger, er der ikke noget system der fanger, hvem der forlader foreningen og hvem der kommer til. Der er derfor risiko for, at medlemmer og lejere der glemmer at melde sig ud, stadig vil stå i foreningens medlemskartotek til andet oplyses. Det påhviler formanden, at afstemme og vedligeholde medlemslisten ved ændringer. Medlemslisten bruges også som kommunikationsplatform fra bestyrelsen til medlemmerne.
Bestyrelsen ønsker ikke at tvinge sine medlemmer til kommunikation via e-mail. Derfor er der udfærdiget et Excel regnerak, hvoraf det fremgår, hvilket hus nr. der ønsker kommunikation pr. brev/post. Listen opbevares på formandens adgangskodede PC og bruges kun, når der skal distribueres vigtige meddelelser ud til medlemmerne.
Deling af oplysninger. Foreningens sekretær og kasserer har af administrative grunde adgang til denne webmail. Foreningen har indgået samarbejde med Nets Danmark A/S. Der er tale om en web løsning, hvor kun kasseren via kode tilmelder og afmelder medlemmerne med navn og adresse. Derefter overtager betalingsservice (Nets) kreditor opgaven. Kasseren har adgang til at se, om de enkelte opkrævninger er betalt. Alle bankoplysninger på medlemmerne er skjulte for foreningen. Der henvises til Nets persondatapolitik for betalingsservice. Det påhviler kasseren løbende at afstemme og vedligeholde disse oplysninger. En ejendomshandler kan til brug for refusionsopgørelse ved bolighandel få tilsendt oplysning om medlemmets restance forhold til foreningen. Der henvises til samarbejdspartners hjemmeside for persondatahåndtering. Ingen persondata i foreningen bruges eller sælges til kommercielle formål eller lignende.
Grundlag: Persondataforordning af 25. maj 2018.
Hvem omhandler denne procedure. Alle som af den ene eller anden årsag har kontakt til grundejerforeningen Konge-Åsen.
Personoplysninger og brug heraf. Formanden indsamler oplysninger om Navn, adresse og evt. e-mail til foreningens medlemskartotek. Oplysningerne omfatter en lejer, hvis boligen er lejet ud. Disse opbevares på en adgangskodet webmail konto Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. Ingen CPR. nr. indgår noget sted, da foreningen ikke skal bruge denne oplysning til noget. Hvis formanden ikke kontaktes ang. ovennævnte oplysninger, er der ikke noget system der fanger, hvem der forlader foreningen og hvem der kommer til. Der er derfor risiko for, at medlemmer og lejere der glemmer at melde sig ud, stadig vil stå i foreningens medlemskartotek til andet oplyses. Det påhviler formanden, at afstemme og vedligeholde medlemslisten ved ændringer. Medlemslisten bruges også som kommunikationsplatform fra bestyrelsen til medlemmerne.
Bestyrelsen ønsker ikke at tvinge sine medlemmer til kommunikation via e-mail. Derfor er der udfærdiget et Excel regnerak, hvoraf det fremgår, hvilket hus nr. der ønsker kommunikation pr. brev/post. Listen opbevares på formandens adgangskodede PC og bruges kun, når der skal distribueres vigtige meddelelser ud til medlemmerne.
Deling af oplysninger. Foreningens sekretær og kasserer har af administrative grunde adgang til denne webmail. Foreningen har indgået samarbejde med Nets Danmark A/S. Der er tale om en web løsning, hvor kun kasseren via kode tilmelder og afmelder medlemmerne med navn og adresse. Derefter overtager betalingsservice (Nets) kreditor opgaven. Kasseren har adgang til at se, om de enkelte opkrævninger er betalt. Alle bankoplysninger på medlemmerne er skjulte for foreningen. Der henvises til Nets persondatapolitik for betalingsservice. Det påhviler kasseren løbende at afstemme og vedligeholde disse oplysninger. En ejendomshandler kan til brug for refusionsopgørelse ved bolighandel få tilsendt oplysning om medlemmets restance forhold til foreningen. Der henvises til samarbejdspartners hjemmeside for persondatahåndtering. Ingen persondata i foreningen bruges eller sælges til kommercielle formål eller lignende.
Hvor længe opbevares dine oplysninger. Dine data opbevares så længe du er medlem af administrative grunde. For E-mails påhviler det formanden, at slette ikke juridiske eller kontraktligt bindende e-mails senest 1 år efter sidste korrespondance. Der kan dog opstå saglige begrundelser for, at bevare en e-mail korrespondance af historiske årsager. Mails der har juridisk betydning eller har kontraktlige bindinger skal vurderes løbende for deres registreringsværdi efter ophør.
Hvordan beskytter vi dine personoplysninger. Vi benytter passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uberettiget adgang. Som f.eks. kodet adgang. Sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret og tilpasset den teknologiske udvikling.
Indsigt, rettelser og sletning af dine oplysninger. Du kan ved henvendelse til formanden altid få oplyst, hvilke data foreningen opbevarer om dig. Hvis disse oplysninger er urigtige, har du ret til at få dem rettet eller slettet, såfremt de ikke er nødvendige for foreningens arbejde. Hvis du ønsker at klage, henvises der til Datatilsynet: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Ændring af politik. Hvis det af en eller anden grund skulle blive nødvendig at opdaterer eller ændre denne politik, vil vi give dig besked. Den til en hver tid gældende version af denne politik kan findes på vores hjemmeside.
Konge-Åsen den 10. april 2018
